Alojamiento y habitaciones

Esta guía explica la parte de alojamiento con palabras simples.

Antes de nada: el tipo de alojamiento del equipo

Antes de tocar nada en alojamiento, el equipo debe tener configurado su tipo de alojamiento. Esto se elige al crear o editar el equipo, y determina qué puedes hacer en esta pantalla.

Los tipos son:

Si cambias el tipo de alojamiento del equipo después de haber creado habitaciones, se borrarán todas las habitaciones y sus ocupantes.

Dónde está el alojamiento

1. Entra en la ficha del equipo.
2. Pulsa el botón Alojamiento.

Ahí verás la pantalla principal del alojamiento del equipo.

Qué verás al entrar

En la parte superior verás unas etiquetas con información rápida:

• el tipo de alojamiento activo
• si los acompañantes están habilitados o no (depende del tipo de alojamiento)
• cuántas habitaciones, personas y bebés hay

Las secciones de habitaciones

Dependiendo del tipo de alojamiento, verás hasta cuatro secciones de habitaciones:

Habitaciones de jugadores y familiares

Solo aparece si el tipo de alojamiento permite acompañantes. Aquí se crean las habitaciones donde los jugadores van con su familia. Puedes añadir adultos, menores, bebés y al propio jugador.

Habitaciones de entrenadores y familiares

Igual que la anterior, pero para entrenadores y sus acompañantes.

Habitaciones de jugadores (equipo)

Habitaciones donde van los jugadores del equipo (sin acompañantes). Estas se pueden crear manualmente o generar automáticamente.

Habitaciones de entrenadores (equipo)

Igual que la anterior, pero para entrenadores.

En el modo "Familia y jugadores en mismo hotel (misma habitación)", las secciones familiares se llaman "Habitaciones de jugadores y familiares" y "Habitaciones de entrenadores y familiares", porque jugadores y familias comparten la misma habitación.

Cómo crear una habitación familiar

1. En la sección correspondiente (jugadores o entrenadores), pulsa Añadir habitación.
2. Elige las personas que dormirán en ella.
3. Si quieres, añade acompañantes (adultos, menores o bebés) con su nombre, fecha de nacimiento y noches.
4. Guarda.

Hermanos en equipos distintos del mismo club

Si tienes hermanos inscritos en categorías o equipos distintos del mismo club (por ejemplo, uno en Alevín y otro en Infantil) y sus padres quieren compartir habitación con los dos, registras la habitación en uno solo de los equipos y añades como "miembro del equipo" a los hermanos del otro equipo.

• En el selector de miembros aparecen todos los jugadores y entrenadores del club del torneo. Junto al nombre verás la categoría y letra del equipo al que pertenecen, para no liarte.
• La habitación y su presupuesto quedan completamente atribuidos al equipo que la registra. El otro equipo no verá cambios en su presupuesto.
• Solo aplica dentro del mismo club y torneo.

Cómo crear una habitación de equipo

Nota importante: las habitaciones de equipo ya no se generan automáticamente cuando añades o editas un jugador/entrenador. Ahora es una acción que siempre tienes que hacer tú, de forma controlada. Esto evita duplicados y garantiza que las habitaciones reflejan exactamente lo que quieres.

Tienes tres formas de crearlas:

Forma rápida desde el equipo: Auto-generar

En la pantalla de alojamiento del equipo, si eres administrador o director de torneo, pulsa Auto-generar habitaciones (dentro de la sección Gestión de habitaciones de jugadores y entrenadores). La plataforma creará habitaciones agrupando a los jugadores y entrenadores que aún no tengan habitación asignada.

La distribución que se aplica (por ejemplo, 7 personas → 4+3, 9 personas → 4+3+2) se puede personalizar por torneo. Mira Distribución de habitaciones automáticas más abajo.

Esta forma es útil cuando estás trabajando con un equipo concreto.

Forma masiva desde el torneo: Gestionar habitaciones equipos

Cuando quieras ver y actuar sobre todos los equipos del torneo a la vez, usa esta pantalla centralizada. Es la manera recomendada cuando toca "arreglar" el estado del torneo.

1. Entra en el torneo.
2. Pulsa el botón Alojamiento (arriba) → Gestionar habitaciones equipos.
3. Verás una tabla con todos los equipos y su estado de habitaciones:
   • OK (verde): todas las personas que duermen están en una habitación.
   • Sin habitaciones (gris): hay personas que duermen pero el equipo no tiene ninguna habitación de equipo creada.
   • Inconsistente (ámbar): hay cambios desde la última vez (personas añadidas, eliminadas, cambio de noches…) y las habitaciones actuales ya no coinciden con los datos.
4. Puedes filtrar por club o por estado para quedarte solo con lo pendiente.
5. Marca los equipos que quieras regenerar y pulsa Generar habitaciones automáticas para seleccionados. Las habitaciones auto-generadas anteriores de esos equipos se borran y se vuelven a crear con los datos actuales. Las habitaciones manuales (incluyendo familiares) no se tocan.

Esta pantalla también te muestra:

• Jugadores y entrenadores: total, cuántos están ya en habitación familiar, y cómo se reparten las noches (V+S / solo V / solo S) si hay mezcla.
• Habitaciones actuales: cuántas y de qué tamaño (ej. 3 (4+4+2)).
• Propuesta: qué habitaciones crearía el algoritmo si pulsas "Generar" ahora mismo, separadas entre jugadores y entrenadores (ej. Jug: 4+3+3 (3 hab · 10 pers) · Entr: 2 (1 hab · 2 pers)).

Forma manual (persona a persona)

Desde la misma pantalla Gestionar habitaciones equipos, pulsa el botón Crear manualmente en la fila del equipo. Se abre un formulario con las personas sin asignar:

1. Marca las personas que quieres meter en la habitación (por defecto vienen todas seleccionadas).
2. Opcionalmente, escribe unas observaciones.
3. Pulsa Crear habitación(es).

Si seleccionas más de 5 personas, el sistema las reparte automáticamente en varias habitaciones priorizando cuádruples (6 → 4+2, 7 → 4+3, 8 → 4+4, 9 → 4+3+2, 10 → 4+3+3, 11 → 4+4+3, 12 → 4+4+4, etc.). Estas distribuciones por defecto se pueden ajustar torneo a torneo desde la ficha del torneo (ver Distribución de habitaciones automáticas). Nunca se generan habitaciones de más de 6 personas porque no existen en los hoteles reales.

Personas en habitación familiar

• Si una persona ya duerme completamente en una habitación familiar (las dos noches, si su plan es V+S), no aparece en el formulario — ya está cubierta.
• Si una persona duerme solo una noche en familiar y le falta la otra, aparece con un chip ámbar avisando qué noche falta (por ejemplo: Falta S (V en hab. familiar)). Puedes incluirla en una habitación de equipo si quieres completar la noche que falta.

¿Y si cambio un jugador después de generar las habitaciones?

• Añadir, eliminar o cambiar las noches de un jugador ya no regenera las habitaciones automáticamente.
• El equipo aparecerá como Inconsistente en Gestionar habitaciones equipos.
• Tú decides cuándo re-generar: marca el equipo y pulsa "Generar habitaciones automáticas para seleccionados".

Aviso al exportar

Cuando pulses Exportar roomings (ZIP) o Exportar hojas de pago desde el torneo, si hay equipos con habitaciones pendientes de revisar (sin habitaciones o inconsistentes) verás un aviso recordándotelo. Puedes cancelar e ir a revisar en Gestionar habitaciones equipos, o exportar igualmente si lo tienes controlado.

Avisos de stock del hotel

Cuando creas o editas una habitación, si el equipo está preasignado a un hotel la plataforma asigna la habitación al hotel automáticamente con el tipo que le corresponde por ocupantes. Tú no ves el selector de hotel, pero el stock se gestiona en segundo plano.

• Si añades o quitas acompañantes en una habitación existente, el tamaño (doble, triple, cuádruple…) se recalcula solo según cuántas personas duerman cada noche. No hace falta que lo ajustes a mano.
• Si no queda stock del tamaño que hace falta, verás un banner amarillo arriba avisándote: la habitación se guarda igualmente, pero el administrador del torneo verá el exceso en su pantalla de hoteles y decidirá si reorganiza.
• Al eliminar una habitación, el stock vuelve al hotel automáticamente.

Los bebés menores de 3 años no cuentan para el tamaño: duermen en cuna. Tres adultos + un bebé siguen siendo una triple, no una cuádruple.

¿Quién ve el nombre del hotel asignado?

En la pantalla de alojamiento del equipo, dentro del modal de detalle de la habitación y del modal de extras del equipo, aparece el hotel asignado (por ejemplo: "Hotel asignado: Surfmar").

A veces el organizador del torneo prefiere ocultar el nombre del hotel a coordinadores de club y entrenadores hasta que la asignación esté cerrada, o durante toda la edición del torneo. Para eso existe una configuración en la edición del torneo (admins y directores del torneo):

Permitir que coordinadores y entrenadores vean el hotel asignado — desactivada por defecto.

Los administradores y directores de torneo siempre ven el nombre del hotel, independientemente del toggle: son quienes hacen las asignaciones.

El toggle solo afecta a la presentación del nombre en esas pantallas. La habitación sigue asignada al hotel en segundo plano (el stock, los PDFs de admin y las hojas de pago a hoteles funcionan igual). Puedes encenderlo y apagarlo cuando quieras, y se aplica a partir de ese momento.

Dónde se configura

1. Entra en la edición del torneo (como administrador).
2. Busca la tarjeta Visibilidad del hotel asignado.
3. Marca o desmarca el checkbox y guarda.

Los bebés no cuentan para el tamaño de habitación

Los bebés (menores de 3 años) no ocupan cama — duermen en cuna. Por eso no cuentan para el tamaño de la habitación ni para los packs/ofertas:

• Una familia de 2 adultos + 1 bebé ocupa una habitación doble (no triple).
• Un pack configurado para "2 personas" también matchea si hay 2 adultos + 1 bebé en la misma habitación.

Aparecen en la habitación como ocupantes (para que sepas cuántos bebés hay), pero no se cobran por regla general.

Noches de hotel de cada persona

Cada jugador y entrenador tiene configuradas sus noches de hotel:

Esto se configura en la ficha del jugador o entrenador (ver guía de equipos y personas) y afecta directamente al cálculo económico.

Presupuesto del equipo (admins y directores del torneo)

La sección de presupuesto está en la ficha del equipo, no en la pantalla de alojamiento. Así es accesible también para equipos sin hotel.

Si eres administrador o director del torneo y la hoja de pagos está activada para ese torneo, verás una sección desplegable llamada Presupuesto del equipo con:

• el importe total calculado automáticamente (incluye alojamiento + cuotas de inscripción de participantes sin hotel)
• de dónde viene el precio (reglas normales, pack o precio fijo)
• botones para:
  • Pagos y señales: ver y registrar pagos
  • Previsualizar presupuesto: revisar antes de generar
  • Descargar presupuesto: generar el PDF final

Precio fijo de equipo

En esta misma sección puedes poner un precio total fijo para todo el equipo:

1. Escribe el importe en el campo Precio total equipo.
2. Opcionalmente, escribe una descripción explicando por qué se sobreescribe.
3. Pulsa Guardar precio equipo.

Si pones un precio fijo de equipo, ese precio manda sobre todo lo demás (habitaciones, reglas y packs).

Para volver al cálculo automático, pulsa Resetear a automático.

Exportar habitaciones (admins y directores de torneo)

Administradores y directores del torneo pueden exportar los PDFs de habitaciones. Desde el botón Exportar habitaciones (arriba a la derecha) puedes descargar:

• Si el equipo usa hoteles diferentes: PDF de familias y PDF de jugadores/entrenadores por separado.
• Si el equipo usa mismo hotel: un PDF con todas las habitaciones juntas.

Los coordinadores de club y entrenadores no tienen acceso a la exportación de PDFs de habitaciones.

Eliminar habitaciones

Las habitaciones se borran ahora sin recargar la página: la fila desaparece al instante y aparece un aviso abajo a la derecha confirmando el borrado. El scroll no se pierde.

Si quieres eliminar varias habitaciones de un equipo a la vez:

1. Marca el checkbox de la izquierda en cada habitación que quieras borrar (o usa el de la cabecera para seleccionarlas todas).
2. Arriba aparece una barra amarilla con el contador y el botón Eliminar seleccionadas.
3. Confirma en el modal. Todas se borran a la vez y se libera el stock que tuvieran en los hoteles.

El selector múltiple solo aparece cuando puedes gestionar las habitaciones (admin o director del torneo) y el torneo no está cerrado. Las habitaciones auto-generadas y manuales se pueden borrar igual.

Cómo se muestra la ocupación cuando varía entre noches

Las tablas de habitaciones muestran el tipo de habitación y los conteos de adultos/menores/bebés correctos noche a noche cuando los ocupantes no duermen las mismas noches o cuando la habitación cubre más de las dos noches por defecto.

Ejemplos:

• Habitación 22/05 → 25/05 (3 noches) donde un adulto duerme las 3 noches y una niña solo la noche del 24 al 25: el tipo aparece como "Viernes: Individual / Sábado: Individual / Domingo: Doble" (los días en negrita), y la columna "Adultos / Menores" muestra el máximo de cada noche con un tooltip al pasar el ratón que detalla cuántas personas hay cada noche.
• Habitación con 2 ocupantes que duermen sólo la noche del viernes en un torneo de 2 noches: se muestra "Viernes: Doble".
• Habitación uniforme que cubre varias noches pero no el torneo entero (por ejemplo viernes y sábado en un torneo jueves–domingo): se muestra el rango con guión, "Viernes-Sábado: Doble".
• Habitación con 2 ocupantes que duermen las dos noches estándar del torneo: se muestra simplemente "Doble" sin prefijo de día (igual que siempre).

En las colonias multi-fin-de-semana los días pueden ser cualquiera (Jueves, Lunes, …), no sólo viernes y sábado. El nombre del día se calcula a partir de la fecha real de cada noche, así que siempre verás el día correcto en español.

El cálculo respeta las fechas personalizadas de cada ocupante (cuando alguien duerme solo una de las dos noches o tiene un rango propio).

Distribución de habitaciones automáticas

Por defecto, cuando se auto-generan habitaciones se prioriza cuádruples: 6 → 4+2, 7 → 4+3, 8 → 4+4, 9 → 4+3+2, 10 → 4+3+3, 11 → 4+4+3, 12 → 4+4+4, etc.

Si eres administrador o director del torneo y quieres otra distribución para un total concreto, puedes ajustarla:

1. Entra en Editar torneo.
2. Baja hasta la sección "Distribución de habitaciones automáticas".
3. Verás una tabla con una fila por total de personas (1, 2, 3, …, 24). Cambia el campo de un total (por ejemplo, escribe 3,2,2 para 7 personas) y guarda.
4. Pulsa Restaurar defaults si quieres volver a la configuración estándar "prioriza cuádruples".

Las reglas que definas solo aplican a generaciones nuevas de habitaciones. Las habitaciones ya creadas no se tocan al cambiar la distribución.

Validaciones: cada tamaño debe estar entre 1 y 6 (los hoteles no aceptan más), y la suma de tamaños debe coincidir con el total de la fila.

Qué revisar antes de sacar el presupuesto

• que las personas correctas estén dentro de cada habitación
• que las noches de hotel de cada persona sean correctas
• que nadie esté marcado incorrectamente (duerme/no duerme)
• que las edades y fechas de nacimiento estén bien, especialmente si afectan al precio
• que el tipo de alojamiento del equipo sea el correcto

Errores habituales

• meter a personas en la habitación equivocada
• no revisar las noches de hotel de cada persona
• cambiar el tipo de alojamiento del equipo después de crear habitaciones (se borran todas)
• usar precio fijo sin saber que tiene prioridad sobre todo lo demás
• olvidar que las habitaciones familiares solo están disponibles en algunos tipos de alojamiento