Usuarios, permisos y exportes

Esta guía explica quién debe tener acceso y cómo sacar documentos.

Qué es un usuario

Un usuario es una persona que puede entrar en la plataforma con correo y contraseña.

No todo jugador o entrenador necesita usuario. Solo créalo si esa persona necesita entrar.

Cuándo crear un usuario

Crea usuario cuando esa persona de verdad necesite acceder a la plataforma.

Por ejemplo:

• un administrador que gestiona todo
• un director de torneo
• un coordinador de club
• un entrenador que debe gestionar su equipo
• un responsable de habitaciones

Tipos de cuenta (roles)

Cada usuario tiene un rol que determina qué puede ver y hacer:

Cómo crear o editar un usuario

1. Pulsa Usuarios en el menú.
2. Pulsa Nuevo usuario o entra en uno existente.
3. Rellena la cuenta:
   • Nombre de usuario (obligatorio)
   • Correo electrónico (obligatorio)
4. Elige el tipo de cuenta (rol).
5. Según el rol, asigna el alcance correspondiente:
   • Director de torneo: marca los torneos que puede gestionar.
   • Club (coordinador): elige el club.
   • Entrenador: elige el torneo, club inscrito y equipo.
   • Responsable de habitaciones: igual que entrenador.
6. Guarda.

Persona vinculada (solo entrenadores)

Si el rol es entrenador, también puedes vincular el usuario a una persona existente buscando por DNI. Esto conecta la cuenta con la ficha del entrenador.

Contraseña

• Al crear un usuario nuevo, se envía un correo de activación para que establezca su propia contraseña.
• Al editar un usuario existente, puedes cambiar la contraseña manualmente (deja vacío para mantener la actual).

Qué revisar antes de guardar un usuario

• que el email sea correcto
• que el rol sea el adecuado
• que no le estés dando más acceso del necesario
• que el alcance (torneo, club, equipo) sea el correcto

Qué documentos se pueden sacar

La plataforma permite sacar varios tipos de documentos:

Desde el alojamiento del equipo

Desde la ficha del club

Desde la ficha del torneo

Aviso al exportar: si hay equipos con habitaciones pendientes de revisar (sin habitaciones creadas o con cambios desde la última generación), la plataforma te mostrará un aviso antes de dejarte exportar. Puedes cancelar e ir a Alojamiento → Gestionar habitaciones equipos para revisar, o seguir con la exportación si ya tienes claro lo que vas a generar. (El aviso solo afecta al ZIP de roomings y a las hojas de pago — el listado de equipos se descarga sin aviso.)

Listado de equipos en Excel

Es la opción más rápida para tener una hoja de trabajo con los datos clave de todos los equipos del torneo. Pensada para preparar bienvenidas, contactos rápidos o repasos de hotel.

Contiene:

• club
• equipo (categoría y letra)
• nº de jugadores
• nº de entrenadores
• entrenador 1 y su teléfono
• entrenador 2 y su teléfono
• hotel de jugadores
• hotel de familias

Detalles a tener en cuenta:

• Si un equipo tiene más de dos entrenadores, solo aparecen los dos primeros que se dieron de alta en las columnas con nombre y teléfono, pero el conteo total sí los incluye a todos.
• Los conteos de jugadores y entrenadores son numéricos (puedes sumarlos o filtrarlos en Excel).
• Las columnas de hotel se rellenan con el nombre del hotel asignado: cuando jugadores y familias duermen en el mismo hotel, las dos columnas mostrarán el mismo nombre. Si el equipo no tiene hotel asignado, las columnas quedan vacías.
• Las celdas de texto se preservan tal cual, así que los teléfonos que empiezan por +34 o por 0 se conservan correctamente.

Exportación masiva

Desde la ficha del club o del torneo puedes lanzar una exportación masiva que genera todos los PDFs en un solo archivo ZIP. Esta exportación se ejecuta en segundo plano y te avisa por email cuando está lista para descargar.

Desde la ficha del hotel

En el detalle de un hotel del torneo, el menú Exportar ofrece:

El menú Exportar del hotel solo aparece si hay habitaciones asignadas o extras asignados a personas alojadas. El dorsal no se incluye en el Excel: es una hoja de control (recepción, lista médica), no una ficha deportiva. Detalle completo en la guía de Hoteles, stock y liquidación.

Qué diferencia hay entre previsualizar y descargar

• Previsualizar: abre una vista en pantalla para revisar antes de generar el documento final.
• Descargar: genera el archivo PDF listo para enviar o guardar.

Consejo práctico

Antes de descargar nada, revisa siempre:

• nombres del equipo
• ocupantes de cada habitación
• noches de hotel de cada persona
• precios y si algún pack aplica
• pagos registrados

Así evitarás tener que volver a enviar documentos corregidos.