Extras (Bus, entradas, excursiones…)

🔒 Administradores y directores del torneo: tanto el catálogo de extras del torneo como la asignación a personas en cada equipo están reservados a admin y al director del torneo dentro de los torneos en su scope. Coordinadores de club, entrenadores y rooming managers verán las cifras en presupuestos y liquidación, pero no pueden crear ni asignar extras.

Los extras son cargos opcionales que se cobran por persona, además del alojamiento y la inscripción. Sirven para vender en el mismo presupuesto cosas como:

• Plaza de autobús desde el club al torneo.
• Entrada a un parque temático (PortAventura, Aqualeón…).
• Excursión o cena extra.
• Cualquier cobro adicional que no dependa de noches de hotel.

Cada extra tiene un precio fijo (igual para jugadores, entrenadores y acompañantes) y opcionalmente un coste interno que solo es visible para el organizador, para calcular el margen.

💡 Los extras también se cobran a equipos sin hotel: no dependen del alojamiento.

1. Crear el catálogo de extras (en el torneo)

Solo se hace una vez por torneo, antes de empezar a asignar.

1. Ve a Editar torneo (botón en la cabecera de la ficha del torneo).
2. Baja hasta la sección Catálogo de extras.
3. Rellena el formulario Crear extra:

4. Pulsa Crear extra. Aparece en la tabla de arriba.

Extras obligatorios — cómo funcionan

Marcar un extra como obligatorio automatiza tres cosas:

1. Al crear el extra ya marcado (o al cambiar uno existente de no-obligatorio a obligatorio): se asigna inmediatamente a todas las personas del torneo que cumplan la edad mínima y el filtro de roles. Aparece un mensaje "Asignado automáticamente a N persona(s)".
2. Al añadir personas nuevas al torneo: si un jugador, entrenador o acompañante se da de alta más adelante y cumple los filtros, recibirá el extra obligatorio automáticamente sin que tengas que hacer nada.
3. Al cambiar el tipo o fecha de nacimiento de un acompañante en una habitación familiar: si un Adulto pasa a ser Niño (o viceversa), las asignaciones automáticas de extras obligatorios se ajustan: pierde los que dejaron de aplicar, gana los que ahora cumple.

⚠️ Importante: los cambios manuales se respetan. Si quitas un extra obligatorio a una persona desde el modal "Extras" del equipo, esa decisión persiste. Si más adelante editas el catálogo (cambias precio, descripción, edad mínima…), no se vuelve a aplicar a esa persona. Solo en el momento de transicionar un extra a obligatorio (de no-obligatorio a obligatorio) se hace el sembrado masivo.

💡 Truco: si quieres re-aplicar un obligatorio a todo el mundo después de un cambio, desmarca Obligatorio, guarda y vuélvelo a marcar. Eso fuerza un nuevo sembrado.

Editar, desactivar o borrar un extra

En la tabla de extras configurados, cada fila tiene tres botones:

• Editar — abre un modal con los datos del extra. Modifica precio, nombre, etc. y guarda.
• Desactivar / Activar — un extra desactivado no se puede asignar a nuevas personas, pero las asignaciones existentes mantienen el precio que tenían.
• Borrar — solo está disponible si el extra no tiene asignaciones. Si tiene gente asignada, desactívalo en su lugar.

⚠️ Importante: cambiar el precio del catálogo NO modifica las asignaciones que ya hiciste. Cada asignación guarda el precio que tenía el extra cuando la creaste. Si quieres que un cliente pague el nuevo precio, quítale el extra y vuelve a asignárselo.

2. Asignar extras a las personas (en cada equipo)

Una vez tienes el catálogo, asignas los extras desde la página de cada equipo.

1. Entra en la ficha del equipo (/teams/...).
2. Pulsa el botón Extras en la cabecera, arriba a la derecha.
3. Se abre un modal con un desplegable de extras.
4. Elige un extra del desplegable.
5. La plataforma carga automáticamente las personas que ya tienen ese extra asignado: aparecen con el check ya marcado.
6. Marca las personas a las que quieres añadirle el extra y desmarca las que ya no lo necesitan.
7. Pulsa Guardar.

Lo que pasa al guardar

• Las personas que marcaste y no tenían el extra → se les añade con el precio actual del catálogo.
• Las personas que estaban marcadas y desmarcaste → se les quita el extra.
• Las que ya estaban marcadas y sigues marcando → no cambian (mantienen su precio guardado).

Trucos para ir rápido

• Marcar todos los elegibles (master): justo debajo del desplegable del extra hay un toggle global. Marca esa casilla y se seleccionan todas las personas que cumplen los filtros del extra (rol y edad), en todos los bloques de una sola vez. Es la forma más rápida de aplicar, p.ej., una Tasa turística a todo el equipo. Volver a desmarcarlo desmarca todo.
• Cada bloque (Jugadores, Entrenadores, Acompañantes) tiene un Marcar todos propio: útil si solo quieres afectar a un rol.
• Para asignar otro extra distinto, cambia el extra en el desplegable y los checkboxes se actualizan al estado de ese nuevo extra.
• Para quitar un extra a todo el mundo, elige el extra y desmarca el master "Marcar todos los elegibles" — luego pulsa Guardar.
• Bajo los bloques por rol hay una sección Habitaciones plegable. Al desplegarla ves cada habitación del equipo con un sub-plegable de sus ocupantes (jugador titular + acompañantes). Es útil para asignar entradas a familias enteras (por ejemplo PortAventura para los padres del jugador X) sin tener que buscarlos en la lista general. Cada habitación también tiene su propio "Marcar todos".
• En las habitaciones familiares, los acompañantes que aparecen como "Ocupante #N · Acompañante" (sin ficha individual de jugador/entrenador) también se pueden marcar y se les asigna el extra normalmente. Esto cubre el caso típico de "entrada a PortAventura para los padres". Si la persona ya tiene ficha (por ejemplo se subió como acompañante con nombre y apellidos), aparece con su nombre y queda sincronizada con el bloque "Acompañantes" de arriba.
• Junto a cada nombre se muestra la edad efectiva al inicio del torneo (24a) y, para acompañantes huérfanos, su tipo (Adulto, Niño 8a, Bebé). Esto te ayuda a saber a quién estás asignando antes de pulsar Guardar.
• Cuando eliges un extra del desplegable, la plataforma muestra badges con sus restricciones (obligatorio, ≥ 18 años, solo entr.). Si el extra está limitado a un rol concreto, los grupos no aplicables se ocultan automáticamente. Si tiene edad mínima, las personas que no cumplan se ven atenuadas con un aviso, pero puedes marcarlas igualmente: la edad mínima solo afecta al sembrado automático de los obligatorios — el admin puede asignar manualmente a cualquiera como excepción. El master "Marcar todos los elegibles" respeta los filtros: solo marca a quienes cumplen rol y edad.

2 bis. Asignar extras desde la página del hotel

Hay torneos donde un hotel concreto cobra extras particulares (típicamente la Tasa turística) y quieres aplicarla a toda la gente alojada ahí, sin importar de qué equipo sean. Para esos casos, ahora puedes asignar extras también desde la ficha del hotel:

1. Ve a Hoteles del torneo y entra al detalle del hotel (botón Detalle o Habitaciones asignadas).
2. Verás dos vías para asignar extras:

3. Dentro del modal "Asignar extras del hotel":
   • Elige un extra del desplegable. Los checkboxes ya marcados son las personas del hotel que ya tienen ese extra.
   • Usa el master "Marcar todos los elegibles del hotel" para aplicar de un golpe a toda la gente del hotel que cumple los filtros.
   • O usa el sub-toggle "Marcar equipo" que aparece en cada equipo dentro del modal para marcar solo a los de ese equipo.
   • Pulsa Guardar. Las asignaciones quedan reflejadas también en la página de extras de cada equipo y en sus presupuestos.

💡 Las dos vías (desde equipo y desde hotel) trabajan sobre los mismos datos. Lo que asignes desde el hotel aparece también si abres el modal del equipo, y al revés.

⚠️ El modal del hotel solo lista personas alojadas en este hotel. Si un equipo tiene jugadores repartidos en dos hoteles, solo verás aquí a los que duermen aquí; los demás los gestionas desde su hotel correspondiente o desde la página del equipo.

2 ter. Exportar los extras a cobrar al hotel (ZIP por equipo)

Cuando el hotel se encarga de cobrar ciertos extras directamente al cliente (típicamente la Tasa turística) puedes generarle un ZIP con un PDF por equipo. Importante: a un mismo hotel le interesan solo algunos extras del torneo. La Tasa turística sí, pero PortAventura, Bus o Excursión a la playa no son responsabilidad del hotel y no deberían aparecer en ese listado.

1. Entra al detalle del hotel: Hoteles → Detalle.
2. Arriba a la derecha, pulsa Exportar extras por equipo.
3. Se abre un modal con la lista de extras que algún huésped del hotel ya tiene asignado. No aparecen extras del catálogo que nadie del hotel haya recibido aún — así no puedes exportar un ZIP vacío sin querer.
4. Marca solo los extras que quieres incluir (ej. solo Tasa turística).
5. Pulsa Generar PDF. La exportación se procesa en segundo plano y te llega un email con un enlace de descarga firmado (válido 24 horas). Recibirás un ZIP con:
   • Una carpeta por club (solo clubes con al menos un equipo en este hotel que tenga extras seleccionados).
   • Dentro de cada carpeta, un PDF por equipo con la cabecera del hotel, los "chips" de extras incluidos, la tabla Persona / Tipo / Concepto / Importe y el subtotal del equipo.

💡 Cada PDF es independiente y se puede enviar/imprimir por separado. Útil cuando el hotel quiere cobrar a cada club por su lado o cuando reenviás solo el detalle de un equipo concreto.

💡 La generación es asíncrona porque hoteles con muchos equipos y personas pueden tardar bastante en componer todos los PDFs. Mientras tanto puedes seguir trabajando en la plataforma.

⚠️ Solo se incluyen personas que duermen en este hotel. En torneos con "habitaciones de jugadores y familias en hoteles distintos", si un equipo tiene los jugadores en el Hotel A y las familias en el Hotel B, al exportar desde A solo aparecen las filas de los jugadores/entrenadores (las de las familias se exportan desde B). Esto evita cobrar dos veces la misma asignación.

💡 Si el botón Exportar extras por equipo no aparece, es porque todavía no asignaste ningún extra a alguien alojado en este hotel. Asigna primero los extras (sección 2 bis arriba) y vuelve a entrar.

3. Dónde aparecen los extras

Los extras suman automáticamente en:

Identificación de acompañantes anónimos

En las filas de extras de la hoja de pago, los acompañantes sin ficha individual (los que aparecen como "ocupantes huérfanos" en una habitación familiar) se muestran como Ocupante #42 - Hab. Familia Juan García 1. Así sabes inmediatamente a qué habitación pertenece cada cargo. Los jugadores y entrenadores siguen apareciendo con su nombre completo, aunque estén en una habitación familiar.

4. Exportar las hojas de pago en bulk

Desde la página del torneo, en el menú Exportar (kebab arriba a la derecha) tienes dos opciones específicas de hojas de pago. Ambas son solo para administradores y se generan en segundo plano: al pulsar te llega un email con un enlace de descarga firmado.

Los ZIPs se ordenan en carpetas por club. El enlace de descarga llega por email y tiene caducidad — no lo compartas; pide una nueva exportación si necesitas reemitir.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cobrar el bus solo al lado familias y no a los jugadores? Sí. En el modal solo marcas a los acompañantes. La plataforma respeta el rol al separar el PDF en lados jugadores / familias.

¿Puedo poner un precio distinto a un acompañante puntual? Hoy no. El precio del extra es fijo. Si necesitas un precio especial, puedes:

• Subir o bajar el precio total del equipo manualmente desde Presupuesto del equipo.
• Crear dos extras distintos (ej. "Bus adulto" 30 € y "Bus niño" 20 €) y asignar a cada uno los suyos.

¿El extra cuenta para el saldo a favor / pendiente del equipo? Sí. El total del equipo en Pagos y señales incluye habitaciones + inscripción + extras. Si el cliente paga 100 € y el equipo debe 80 €, el saldo a favor de 20 € se calcula sobre ese total completo.

¿Cuándo se "congela" el precio del extra? En el momento exacto en que pulsas Guardar y se crea la asignación. A partir de ahí, ese cliente paga ese importe aunque cambies el catálogo. Esto es importante para no falsear presupuestos ya enviados.

¿Y si necesito cobrar varias unidades del mismo extra a una persona (ej. 2 entradas)? Hoy es un sí/no por persona. Si necesitas cobrar dos, crea dos extras distintos en el catálogo (ej. PortAventura y PortAventura adicional) y asigna según corresponda.